Systemy ERP są niezbędne w średnich i dużych firmach do efektywnego zarządzania firmą. Z reguły są instalowane później niż inne, mniejsze systemy rozwiązujące cząstkowe problemy z zarządzaniem magazynem, produkcją czy HR. Jak zatem zintegrować istniejące systemy w przedsiębiorstwie z już istniejącymi? O wypowiedzi na ten temat poprosiliśmy przedstawicieli kilku firm zajmujących się tematyką integracji systemów ERP.
Czy często spotyka się sytuację, że system ERP musi współpracować z innymi systemami, zwłaszcza produkcyjnymi?
Piotr Rojek, prezes zarządu DSR
Piotr Rojek, DSR: Współpraca systemu ERP ze specjalizowanymi aplikacjami jest bardzo częstą praktyką, w szczególności w środowisku firm produkcyjnych. Dla przykładu w obszarze planowania produkcji, klasyczny system ERP pozwala jedynie na podstawowe harmonogramowanie nawet w średnio skomplikowanych procesach produkcyjnych. Częstym obejściem stosowanym przez planistów, aby „wycisnąć” jak najwięcej z ERP, jest ograniczenie harmonogramowania tylko do wybranych poziomów w strukturze złożenia produktu (Bill Of Material). Korzyści systemu specjalizowanego APS są zauważalne praktycznie „od ręki”, ponieważ pozwalają wyeliminować koszty związane z „ręcznym” układaniem planów i przestojami. Zwiększają elastyczność planowania produkcji dając możliwość realizacji zleceń specjalnych. Wpływają również na lepszą obsługę klientów zapewniając szczegółową informację dla odbiorców. Umożliwiają także pełne dostosowanie pracy personelu do faktycznych potrzeb.
Podsumowując, systemy ERP stały się swoistym standardem, który wprowadziło wiele firm, ale o faktycznej konkurencyjności procesów przesądzają właśnie aplikacje dziedzinowe.
Ireneusz Krak, Dyrektor ds. Rozwoju i Serwisu Aplikacji w BPSC
Ireneusz Krak, BPSC: Rozwiązania dedykowane produkcji – takie jak np. MES – wraz z ERP coraz częściej współtworzą platformę informacyjną wspierającą podejmowanie decyzji. Integracja następuje nie tylko w sferze informacji docierających do systemu ERP, ale również tych powracających do oprogramowania zewnętrznego. Stąd też oczekiwania przedsiębiorstw wobec systemów informatycznych to nie tylko zestaw informacji o kontrahencie, produkcie czy też kolejności zleceń produkcyjnych, ale również ich powiązanie, które pozwala na podjęcie decyzji w jak najwcześniejszej fazie procesu.
Piotr Krzysztoporski, dyrektor ds. konsultingu w Epicor Software Poland
Piotr Krzysztoporski, Epicor Software Poland: Potrzeba integracji systemu z funkcjonującą już w firmie infrastrukturą IT pojawia się w dużej części kierowanych do nas zapytań ofertowych. Priorytetem procesów wdrożeniowych, które przeprowadzamy wraz z jednym z naszych lokalnych partnerów, firmą Todis Consulting, jest jak największa integracja umożliwiająca obsługę większości procesów w zintegrowanym systemie ERP. Praktyka wdrożeniowa pokazuje, że nie zawsze jest to możliwe – czasami zachodzi potrzeba integracji naszego systemu z rozwiązaniem zewnętrznego dostawcy, ponieważ klient potrzebuje wyspecjalizowanych narzędzi. Do takiej sytuacji dochodzi często w przedsiębiorstwach zajmujących się produkcją niestandardową.
Stanisław Krupa, Dyrektor Działu Wdrożeń w DahliaMatic z GK Infovide-Matri
Stanisław Krupa, GK Infovide-Matrix: Oczywiście, że tak. Trudno zgodzić się wprost ze stwierdzeniem „współpracować”, gdyż system klasy ERP jakim jest Oracle E-Business Suite, sam w sobie zawiera moduł obsługi produkcji dyskretnej, procesowej lub projektowej i który w sposób natywny powiązany jest z pozostałymi modułami systemu. Dodatkowo system taki ma również moduły dedykowane do współpracy z automatyką przemysłową służące do monitorowania parametrów procesu produkcji. Warto podkreślić również, że wysokiej klasy pakiet oprogramowania zapewnia kompleksową obsługę całości danego przedsiębiorstwa, nie tylko w zakresie finansów czy logistyki, ale także produkcji, planowania i harmonogramowania produkcji oraz optymalizacji całej sieci łańcucha zaopatrzenia i spedycji. System dzięki swej modułowości jest systemem otwartym do współpracy z innymi systemami i posiada predefiniowane otwarte interfejsy umożliwiające pełną integrację praktycznie z dowolnym innym systemem. Jedynym powodem integracji wdrażanego systemu ERP, patrząc przez pryzmat zrealizowanych wdrożeń systemu jest mitygacja ryzyka związana z jednoczesną wymianą całego systemu informatycznego danego przedsiębiorstwa w jednym momencie ze szczególnym uwzględnieniem obszaru podstawowej działalności, jaką jest właśnie produkcja.
Czy w takiej sytuacji zasadne jest stworzenie interfejsu wymiany danych, czy raczej wymianę takiego oprogramowania na odpowiednie moduły systemu ERP?
Ireneusz Krak, BPSC: Systemy informatyczne mają to do siebie, że rosną wraz z rozwojem firmy i zwiększającymi się potrzebami w zakresie nowych rozwiązań, wspierających dany obszar. Gąszcz połączeń może jednak skutkować utratą kontroli nad przepływem procesów zachodzących w firmie. Rozwiązaniem takiej sytuacji może być decyzja o inwestycji w platformę integracyjną, czyli środowisko umożliwiające przepływ danych pomiędzy programami bez konieczności modelowania i ustalania protokołów pomiędzy nimi. Jeśli jednak firma planuje wdrożenie kilku programów, zamiast łączenia ich potem platformą warto rozważyć implementację systemu ERP. Niezaprzeczalną zaletą tych rozwiązań jest bardzo szeroki zakres funkcjonalny, który obejmuje zdecydowaną większość obszarów, do których wsparcia wykorzystywane są w firmach programy informatyczne, a więc m.in. finanse i kadry, magazyn, logistykę, transport, czy też dystrybucję.
Piotr Krzysztoporski, Epicor Software Poland: Jak wynika z doświadczenia Epicor i Todis Consulting, jednym z większych problemów pojawiających się podczas korzystania przez przedsiębiorstwo z systemów dostarczonych przez różnych dostawców, jest kwestia obsługi poszczególnych interfejsów. W nowoczesnych systemach ERP, takich jak rozwiązania firmy Epicor, za wymianę danych z zewnętrznymi systemami odpowiedzialne są dedykowane moduły typu Service Connect. Wspierają one Elektroniczną Wymianę Danych oraz automatyzację procesów wymiany danych i dokumentacji pomiędzy rozproszonymi aplikacjami, operacjami czy nawet przedsiębiorstwami.
Piotr Rojek, DSR: Nawet najbardziej specjalizowane moduły oprogramowania klasy ERP nie wytrzymują porównań funkcjonalnych z produktami dedykowanymi dla poszczególnych procesów, takimi jak APS Preactor dla harmonogramowania produkcji czy Shop Floor Control do pomiaru wydajności pracowników i maszyn na linii produkcyjnej. Ponadto, w przypadku większość dużych Zintegrowanych Systemów Informatycznych, ich producenci nie są twórcami wszystkich modułów. Wielkie firmy informatyczne rozwijały funkcjonalności swoich pakietów poprzez akwizycje i integrację zakupionych pakietów ze swoimi oryginalnymi aplikacjami. Często więc homogeniczność rozwiązań zatrzymuje się na poziomie marketingu, a nie sięga praktyki współpracy poszczególnych modułów. Mając na uwadze dopasowanie funkcjonalne, jak i stabilność całości rozwiązania rekomendujemy tworzenie odpowiednich interfejsów wymiany danych.
Stanisław Krupa, GK Infovide-Matrix: Decyzję w tym zakresie zawsze podejmujemy wraz z klientem po wykonaniu analizy realnych warunków oraz zdolności i gotowości danego przedsiębiorstwa do zmiany systemu uwzględniających specyfikę określonej produkcji, ze szczególnym uwzględnieniem integracji z istniejącymi systemami klienta oraz istniejącą automatyką produkcyjną i magazynową. Kluczowe jest, aby istniejące w danym przedsiębiorstwie systemy pozwalały na pełną integrację z nowo wdrażanym systemem ERP. System Oracle E-BS jesteśmy w stanie zintegrować z dowolnym systemem wykorzystując przy tym maksymalnie standardowe mechanizmy integracji oraz otwarte interfejsy rozwiązania Oracle. Kwestią rozstrzygającą dla większości klientów są realne oszczędności kosztowe oraz dodatkowe korzyści płynące z zastosowania modułów produkcyjnych dostępnych w danym pakiecie, poszerzających zakres funkcjonalny systemu oraz możliwości optymalizacji technologii produkcji danego przedsiębiorstwa.
W jaki sposób integruje się takie systemy – przez zastosowanie oprogramowania pośredniczącego czy raczej przez dostęp do wspólnej bazy danych?
Piotr Krzysztoporski, Epicor Software Poland: Stosowane są obydwie metody – tzn. zapisu do bazy danych lub poprzez zastosowanie narzędzi pośredniczących (tzw. middleware). Ta druga metoda jest bezpieczniejsza w odniesieniu do ewentualnych zmian wersji, ponieważ uniezależnia nas od warstwy bazy danych. Nawet jeśli zainstalowana zostanie nowa wersja systemu, w której zmieni się baza, to komunikaty nie będą musiały być zmieniane – za obsługę tego odpowiedzialne jest narzędzie. Narzędzia pośredniczące warto również wykorzystać przeprowadzając integrację z wieloma różnymi podmiotami. Dzięki temu mamy wiele różnych struktur przychodzących do narzędzia, ale już od narzędzia do systemu przesyłany jest jeden zunifikowany komunikat.
Piotr Rojek, DSR: Biorąc pod uwagę nasze praktyczne doświadczenie płynące z kilkuset projektów integracyjnych, zdecydowanie rekomendujemy zastosowanie platform pośredniczących Enterprise Service Bus. Właśnie w ten sposób skutecznie łączymy kilka aplikacji wspierające krytyczne procesy. O wyższości ESB decydują takie elementy, jak możliwość kontroli wymiany danych, szybkiej reakcji na ewentualne problemu i analizy poprawności przetwarzania przez poszczególne aplikacje. Proste połączenie dwóch aplikacji nadal można realizować przez dedykowane interfejsy, ale w większych projektach raczej nie należy stosować takich rozwiązań.
Stanisław Krupa, GK Infovide-Matrix: Sposób integracji zależy w dużej mierze od istniejących możliwości implementacji istniejących systemów. Przykłady integracji systemu Oracle E-BS z innymi systemami można mnożyć nieskończenie. Mogą to być rozwiązania oparte na szynie danych, wykorzystujące wbudowane otwarte interfejsy, usługi typu Web-Services, aż do najprostszych opartych o wymianę plików dowolnego formatu (XML, płaskie itd.) czy współdzielące bazę danych. Niezależnie od specyfiki wdrożenia, najczęściej o charakterze i powodzeniu realizowanego procesu decydują kompetencje integratora.
Ireneusz Krak, BPSC: Systemy ERP są rozwiązaniami zintegrowanymi, umożliwiającymi podpięcie pod nich także rozwiązań zewnętrznych. W Impulsie EVO z integracją wewnątrz firmy możemy mieć do czynienia w dwóch przypadkach – w sytuacji gdy system został wdrożony albo jest w trakcie wdrożenia, ale w firmie nadal wykorzystywane są specjalistyczne programy, z których działania klient nie chce zrezygnować. Są to zwykle narzędzia obsługujące bardzo ograniczoną i wąską dziedzinę. Integracja tych rozwiązań z systemem ERP sprawia, że zarządzanie wszystkimi procesami w firmie odbywać się będzie bardziej kompleksowo.
Sytuacją, która wymaga integracji systemu wewnątrz firmy jest także moment przejściowy, a więc okres, w którym realizowane jest wdrożenia systemu ERP. Implementacja systemu przebiega wówczas najczęściej stopniowo, dzięki czemu zachowuje się ciągłość procesów, np. sprzedaży. W praktyce wygląda to tak, że dany system uruchamiany jest w pierwszej kolejności w części oddziałów, które wówczas funkcjonują już zgodnie z docelową formą funkcjonowania przedsiębiorstwa. W innych miejscach z kolei wykorzystywane jest nadal stare oprogramowanie, które jednak stale dostarcza dane do systemu ERP. Mamy wówczas do czynienia z integracją tymczasową, która pozwala na płynną migrację danych i zastąpienie starego systemu Impulsem EVO.
Z jakimi trudnościami spotykają się integratorzy takich systemów i jak sobie z nimi radzą?
Stanisław Krupa, GK Infovide-Matrix: Największym problemem przy integracji jest brak współpracy z dostawcą systemów Legacy oraz możliwości integracji tych systemów z uwagi na ich zamkniętą budowę. Często brakuje również odpowiedniej dokumentacji technicznej. Jest to niejednokrotnie uwarunkowane dużym stopniem skomplikowania tych systemów – szczególnie w zakresie automatyki przemysłowej wynikającej z jej odmienności konstrukcyjnej. Kwestia tworzenia i mapowania odpowiednich komunikatów jest wówczas bardzo pracochłonna, co nie oznacza, że niemożliwa. Po stronie wdrażanego systemu nie powinno być najmniejszych problemów związanych z integracją. System sam w sobie zbudowany jest w sposób modułowy co pozwala klientom wybrać z dostępnego pakietu modułów odpowiedni dla siebie zestaw, rozwijać go wraz z rozwojem przedsiębiorstwa o dodatkowe funkcjonalności czy moduły. Dodatkowo modułowość sprawia, że praktycznie każdy obiekt w systemie posiada swój dedykowany mechanizm integracji tzw. API (ang. Application Programming Interface) lub alternatywnie konfigurowalny otwarty interfejs co pozwala na stosunkowo łatwą integrację z każdym innym systemem.
Piotr Krzysztoporski, Epicor Software Poland: Problemy dotyczą w głównej mierze stabilności komunikacji i uzgodnienia sposobu reakcji na błędy. Same procesy integracyjne nie są trudne, ale bywają czasochłonne. Należy jednak zauważyć, że firmy mają już w tym obszarze wiele doświadczenia. Najczęstszym problemem może być ilość danych. Dlatego tak istotne jest przeprowadzanie rzetelnych testów, uwzględniających spodziewane natężenie danych.
Piotr Rojek, DSR: Największym wyzwaniem w projektach wdrożeniowych jest z pewnością jakość danych. Dotyczy to zarówno ich poprawności w stosunku do rzeczywistości, jak i jednorodności formatów i sposobów kodowania w różnych aplikacjach. Problem ten pojawia się bardzo często w początkowej fazie projektów. Można go skutecznie rozwiązać poprzez jednoznaczne ustalenie priorytetów w zarządzaniu danymi podstawowymi. Właśnie zarządzanie danymi podstawowymi staje się wyzwaniem po uruchomieniu aplikacji, wcale nie mniejszym, ale bardziej długoterminowym. Opracowane procedury zarządzania są wtedy intensywnie testowane przez tzw. codzienne praktyki. Uzyskanie stabilnego rozwiązania w dłuższej perspektywie jest możliwe, dzięki ścisłej kontroli ustalonych procesów w celu uniknięcia tzw. obejść.
Ireneusz Krak, BPSC: Każdy specjalistyczny system ma własną bazę, nikt nie zagwarantuje, że z upgreadem systemu takiego jak np. Auto CAD czy SolidEdge nie nastąpi zmiana struktury tej bazy. Dlatego wszelkie bezpośrednie odwoływania się do niej są raczej karkołomne i trudno zagwarantować nieprzerwaną poprawność i niezawodność działania. Dlatego lepszym rozwiązaniem jest zastosowanie różnego rodzaju interfejsów z wykorzystaniem plików zewnętrznych. Taki właśnie standard został przyjęty w przypadku integracji prowadzonych przez BPSC. Założeniem jest unikanie odwoływania do baz obcych, jak również ingerowania obcych aplikacji z kodem systemu Impuls EVO. Najczęstszą zasada współpracy systemu Impuls z aplikacjami projektowymi jest pobieranie i wykorzystywanie danych w nich zawartych, rzadko ma miejsce transfer informacji w przeciwnym kierunku. Wyjątek stanowią systemy sterowania produkcją, gdzie tworzone są interfejsy działające dwukierunkowo i w tych przypadkach najczęściej nie można ominąć bezpośredniego dostępu do bazy danych. Dobrym przykładem mogą być branże gdzie realizowana jest produkcja procesowa – system sterowania mieszalnikami może otrzymywać informacje recepturowe z systemu ERP, a zwrotnie z systemów naważania przekazywane są informacje o rozchodach surowców.
Proces tworzenia interfejsów rozpoczyna się od inwentaryzacji tego, co znajduje się w systemie zewnętrznym – to zadanie dla klienta, który musi ocenić stan swego posiadania, a także, co z tego chce przekazać do systemu ERP. Po stronie dostawcy jest ocena, co z tych informacji można przechowywać. Na tej podstawie powstaje wspólny mianownik dla tych danych, które będą poddawane przenoszeniu. Następnie określony zostaje dokładny format plików do importu, po czym rozpoczyna się realizacja procesu importowego. W przypadku aplikacji CAD-owskich import obejmuje zazwyczaj struktury złożeniowe. Następuje to po uzgodnieniu takich elementów jak indeksy magazynowe – sposobu ich zakładania czy grupowania, jak również metody postępowania, kiedy nie ma zgodności między indeksami w systemach CAD i ERP. Z reguły stosuje się w takim przypadku ręczna kontrola – indeks zostaje przerwany w momencie, kiedy dany indeks nie występuje, po czym następuje ich wprowadzenie.
W przypadku tego typu integracji niebagatelną rolę odgrywa zachowanie spójnego języka komunikacji między dwoma odmiennymi rozwiązaniami informatycznymi. To spore wyzwanie dla programistów, ponieważ takie projekty integracyjne mogą być bardzo różne – eksportowi podlegają odmienne informacje, które są magazynowane w systemie klasy ERP.
Jak przedstawia się opłacalność takiej integracji w stosunku do wymiany oprogramowania na jednolite, pochodzące od jednego dostawcy/producenta ERP?
Stanisław Krupa, GK Infovide-Matrix: Kwestia opłacalności jest względna i zależy jak zwykle od wielu czynników. Warto zwrócić uwagę, że koszt integracji nie składa się jedynie z kosztów prac integracyjnych po stronie nowo wdrażanego oprogramowania, ale również kosztów integracji istniejących systemów czy zakupu narządzi niezbędnych do realizacji tego wdrożenia. Koszty wymiany oprogramowania na jednolite wymagają poniesienia nakładów na wdrożenie i szkolenia dla pracowników, ale zapewniają integralność systemową w sposób natywny. Z perspektywy czasu, przedsiębiorstwo nie jest zatem obciążone dodatkowymi kosztami związanymi z obsługą integracji. Dodatkowo możliwość optymalizacji procesów produkcji oraz wykorzystanie nowych funkcjonalności systemu ERP powodują, iż realne koszty implementacji modułu produkcji i oszczędności, jakie uzyskuje przedsiębiorstwo, są najczęściej lepszym wyborem z punktu widzenia strategii rozwoju danego przedsiębiorstwa.
Piotr Krzysztoporski, Epicor Software Poland: Jest to zależne od wielu czynników. Integracja dotychczas używanych systemów z nowymi elementami infrastruktury IT jest bardzo ważnym momentem dla przedsiębiorstwa – zrozumiałe jest, że rodzi ona szereg obaw związanych z ewentualnymi trudnościami współdziałania tych rozwiązań oraz kosztami ich integracji. Moim zdaniem takiej decyzji nie należy jednak rozpatrywać pod kątem opłacalności, ale realnej potrzeby danej firmy.
Piotr Rojek, DSR: Zagadnienie zwrotu z inwestycji ROI, jak każda próba mierzenia efektywności procesów, przy projektach integracji jest pełne niespodzianek. Przy analizie tego typu należy w większym stopniu skoncentrować się na korzyściach, a nie samych kosztach. Korzyści uzyskane przez klientów przy implementacji rozwiązań dedykowanych przewyższą te ze standardowych modułów w sytuacji, gdy firma wykorzysta przewagi funkcjonalne specjalizowanego oprogramowania. Wymiana systemu zintegrowanego (ERP) na inny, ze względu na brak jednego czy dwóch modułów wydaje mi się mocno ryzykowna, nie tylko z punkty widzenia wartości ROI.
Jakie błędy popełniają klienci przy doborze systemów ERP z punktu widzenia innych systemów pracujących już w firmie? Czy oczekują pełnej integracji? Czy zdają sobie sprawę z ograniczeń wynikających ze współpracy różnych systemów?
Piotr Rojek, DSR: Kluczowe błędy polegają na oczekiwaniu pełnej integracji bez uzasadnienia dla prowadzonego biznesu lub błędnej identyfikacji wymagań integracyjnych. Podejście 80/20 przewidujące koncentrację na kluczowych procesach jest dobrym rozwiązaniem bazującym na zdrowym rozsądku. Często spotykamy się z firmami, które oczekują bardzo szerokiej skali integracji różnych aplikacji, szczególnie w początkowej fazie projektu. Pomiar pracochłonności nawet ręcznego wprowadzania danych daje dużo informacji do porównania kosztów budowy interfejsów. Pracochłonność to tylko jeden z czynników branych pod uwagę. Jeśli dojdzie kolejny, np. unikanie pomyłek, wówczas decyzja może być zupełnie inna.
Podstawę do podjęcia decyzji o integracji daje nam ocena krytyczności wymiany danych w całości procesów przedsiębiorstwa. Dla przykładu, kilkanaście lat temu jeden z czołowych producentów spożywczych zrezygnował z korzystania z drogiego systemu EDI na rzecz WebEDI, czyli ręcznego wprowadzania danych na stronie www klienta. Proces ręczny przetrwał 2 lata, aż rozwiązanie EDI stało się atrakcyjniejsze cenowo od pracy ręcznej. Decyzja okazała się słuszna z punktu widzenia ROI.
Piotr Krzysztoporski, Epicor Software Poland: Jak wynika z projektów, które przeprowadziliśmy z Todis Consulting, świadomość klientów z ograniczeń wynikających z wykorzystywania rozwiązań pochodzących od różnych dostawców IT jest duża. Przedsiębiorstwa wiedzą, jakich problemów należy się spodziewać, ponieważ na przestrzeni ostatnich lat niejednokrotnie musiały zmierzyć się z nimi przy rozbudowie infrastruktury o nowe elementy.
Ważną kwestią jest wsparcie wdrożonych systemów przez ich producentów. Jeżeli klient posiada jeden zintegrowany system ERP, to jasne jest, do kogo powinien się zwrócić w celu pomocy w diagnozie problemu i jego rozwiązaniu. Jeżeli infrastruktura składa się z systemów różnych firm, to o wiele trudniej będzie klientowi ustalić, do kogo powinien się zgłosić w celu uzyskania fachowej pomocy.
Debatę prowadził Tomasz Kurzacz
