Źródło: Groeneveld-BEKA

Coraz więcej zakładów produkcyjnych decyduje się na powierzenie zarządzania gospodarką smarowniczą fachowcom. Dzięki temu przedsiębiorstwo ma szansę skupić się na swojej działalności, a zarazem zoptymalizować jej koszty.

Kiedy zakład korzysta z usług firmy zewnętrznej, może liczyć na regularną kontrolę ilości i jakości środków smarnych, a także stanu układów w których pracują. Zapobiega to nagłym awariom maszyn i urządzeń, oraz ich przedwczesnemu zużyciu. Szczegółowy przebieg współpracy zależy od indywidualnych potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa, dlatego pierwszy krok powinien polegać na dokładnym ich określeniu.

Zakres usługi

Sebastian Nowak, Dyrektor Techniczny w firmie Industrial Solutions Group, wyjaśnia krótko i zwięźle jak przebiega realizacja usługi polegającej na outsourcingu gospodarki smarowniczej czyli Total Fluid Management (TFM):

• określenie potrzeb klienta /zakresu wykonywanych czynności,
• przedstawienie oferty handlowej na prowadzenie projektu,
• przeprowadzenie audytu stanu obecnego,
• rekrutacja lub przejęcie obecnych pracowników,
• wyposażenie grupy serwisowej w potrzebne urządzenia,
• inwentaryzacja obecnego magazynu lub utworzenie nowego,
• rozpoczęcie projektu pod nadzorem kierownika TFM,
• comiesięczne przedstawienie raportów zużycia środków, wykonania czynności.

Outsourcing gospodarki smarowniczej może mieć charakter kompleksowej i długofalowej usługi, ale bywa też, że przedsiębiorstwo korzysta z doraźnej, jednorazowej pomocy. W tym pierwszym przypadku prowadzenie projektu TFM powinno uwzględniać ścisłą współpracę z działem utrzymania ruchu. Sprawny przepływ informacji pomiędzy UR i TFM pozwala na bieżące kontrolowanie stanu układów smarowania, a także na szybką oraz efektywną prewencję w razie wycieku z układu chłodzenia czy innej awarii. Natomiast, jak mówi Rafał Jadach, Technical Manager w firmie Manuli Fluiconnecto, outsourcing gospodarki smarowniczej nierzadko łączony jest z outsourcingiem utrzymania ruchu. W wielu zakładach przemysłowych zatrudniani są specjaliści w dziedzinie mechaniki, automatyki czy elektryki, lecz jednocześnie brakuje pracowników posiadających odpowiednie kwalifikacje i umiejętności w zakresie smarowania czy hydrauliki siłowej. Nierzadko mają się tym zajmować służby utrzymania ruchu, które obłożone są inną pracą, co w rezultacie prowadzi do pobieżnego uzupełniania środków smarowych i obejmuje tylko najbardziej newralgiczne punkty maszyn. Zdarza się, że z czasem w tych właśnie miejscach zaczyna wyciekać smar z powodu nadmiernej ilości zaaplikowanego środka smarnego, a równocześnie okazuje się, że w niektórych fragmentach układ pracuje praktycznie na sucho. Dlatego też firma świadcząca usługi polegające na outsourcingu gospodarki smarowniczej, powinna zacząć od przeprowadzenia dokładnej analizy elementów wymagających smarowania, uwzględniając przy tym obliczenia zapotrzebowania na smar dla każdego z nich. Na tej podstawie można przygotować projekt układu automatycznego smarowania lub określić plan i intensywność czynności serwisowych. Prace te mogą być wtedy wykonywane przez firmę zewnętrzną lub służby utrzymania ruchu, zgodnie z ustalonym planem.

Współpraca może obejmować również prowadzenie gospodarki magazynowej smarów. Oznacza to, że usługodawca powinien kontrolować ilość środków smarowych i pilnować, aby zawsze były one do dyspozycji pracowników działu utrzymania ruchu.

Monitorowanie drożności przewodów smarowniczych – to kolejna istotna kwestia, którą najlepiej powierzyć fachowcom. Rzecz w tym, że nawet wówczas, gdy maszyny nie są wyposażone w układy automatycznego smarowania, często posiadają tzw. wyprowadzenia zbiorcze umożliwiające smarowanie kilku elementów na raz. Jeżeli dojdzie do zatkania lub przerwania przewodów, operatorzy maszyn czy pracownicy UR dość często nie są w stanie tego zauważyć. W efekcie dochodzi do awarii, bo smar nie dociera do elementu końcowego i dopóki nie zostanie przeprowadzona kontrola, nikt o tym nie wie.

W ramach usługi TFM może być przeprowadzony dobór odpowiedniego środka smarnego. Zdarza się, że wszystkie elementy na terenie zakładu smarowane są tym samym produktem. Pozornie tak jest najwygodniej, lecz w rzeczywistości zanim zastosuje się określony środek w danym punkcie, należy wziąć pod uwagę różne czynniki działające na olej czy smar np. temperaturę, materiał z jakiego są wykonane smarowane elementy, zawilgocenie i inne.

Sebastian Nowak podsumowuje czynności, które mogą wchodzić w zakres prowadzenia projektu TFM i dzieli je na podstawowe oraz dodatkowe.

Podstawowe:

• dolewki olejów do układów,
• wymiana filtrów olejów,
• monitorowanie parametrów środków smarnych (oleje, środki wodnorozcieńczalne, ciecze myjące),
• wymiany, czyszczenie układów chłodzenia,
• zarządzanie odbiorem odpadów,
• zarządzanie magazynem olejowym (zamawianie produktów, utylizacja),
• wywóz i segregacja wirów, szlamów z procesu produkcyjnego,
• wywóz i segregacja odpadów z procesu produkcyjnego.

Dodatkowe:

• zarządzanie infrastrukturą np. odśnieżanie dróg dojazdowych, prace porządkowe wewnątrz i na zewnątrz  budynków,
• przeglądy wentylacji, odciągów mgły olejowej itp.
• nadzorowanie pracy urządzeń np. oczyszczalni ścieków, wyparek, układów do regeneracji, wirówek do wiórów, brykieciarek.

Usługodawca

Jak mówi Paweł Grzywalski, Key Account Manager Industry w firmie Groeneveld Polska, jeśli zakład decyduje się na outsourcing smarowania, to często wykonawcą usługi jest dostawca olejów czy smarów. Oczywiście kluczowa jest tutaj jej jakość, ale wielu przedsiębiorców zwraca również uwagę na cenę. Ważne, aby usługodawca miał dostęp do nowoczesnych rozwiązań technologicznych i dobrze wyposażonego laboratorium. Dzięki temu można przeprowadzać szczegółowe monitoringi układów oraz analizy aktualnie stosowanych rozwiązań, a następnie proponować skuteczniejsze rozwiązania.

Zdarza się, że porównując różne oferty z zakresu TFM przedsiębiorstwo wybiera usługodawcę, który nie produkuje ani nie dystrybuuje środków smarnych, lecz specjalizuje się w świadczeniu usług wspomagających prawidłowe funkcjonowanie działów UR. Przy wyborze firmy oferującej prowadzenie gospodarki smarowniczej, oprócz posiadanego zaplecza technicznego, niewątpliwie należy brać pod uwagę doświadczenie, kompetencje oraz referencje dotychczasowych klientów. Dla niektórych przedsiębiorstw spore znaczenie ma również możliwość realizowania przez firmę zewnętrzną większej ilości usług, na przykład połączenie TFM i outsourcingu UR.

Zdaniem Sebastiana Nowaka profesjonalna firma zewnętrzna zajmująca się prowadzeniem gospodarki smarowniczej, to taka, która trafia w potrzeby klienta. Oznacza to, że dostarcza mu działania i rozwiązania mające na celu przyniesienie oszczędności związanych ze zmniejszeniem ilości wykorzystywanych środków smarnych i materiałów  eksploatacyjnych, a także powstających odpadów. Chcąc sprostać oczekiwaniom najbardziej wymagających klientów, firma outsourcingowa powinna ciągle doskonalić swoje umiejętności oraz szukać innowacyjnych rozwiązań, które będzie mogła wykorzystywać w prowadzonych projektach. Dobrym przykładem jest tutaj zastosowanie kodów kreskowych na urządzeniach potwierdzających działania TFM.

Rafał Jadach dodaje, iż profesjonalizm usługodawcy przejawia się także w tym, że zatrudnia wysoko wykwalifikowanych pracowników oraz ściśle przestrzega zasad BHP i ochrony środowiska. Ponadto powinien nawiązywać kontakty wyłącznie z czołowymi producentami środków smarnych, aby zagwarantować najwyższą jakość świadczonych usług.

O tym na ile zakład jest zadowolony ze wsparcia udzielonego przez daną firmę oraz czy prowadzony przez nią projekt przyniósł oczekiwane oszczędności, świadczy okres na jaki zawarta zostaje umowa. Standardowo pierwszy etap współpracy trwa 12 miesięcy. Jeżeli obie strony chcą ją kontynuować, kolejna umowa zawierana jest na 24 miesiące lub bezterminowo. Po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego zlecający powinien otrzymać raport, w którym znajdzie informacje o rodzaju wykonanych prac i ilości użytych materiałów. Natomiast, jak zostało wspomniane wcześniej, zdarza się, że zakładowi zależy na jednorazowej rewizji maszyny, zakończonej sporządzeniem raportu.

Ciekawym przykładem stałej współpracy jest wdrożony niedawno przez Groeneveld-BEKA Service Program. Jak wyjaśnia Paweł Grzywalski, firma chce mieć pewność, że jej klienci w pełni wykorzystują możliwości posiadanych systemów automatycznego smarowania przez cały cykl ich życia. Dlatego wprowadzona została usługa w ramach której Groeneveld-BEKA oferuje wsparcie ekspertów i dobrze wyszkolonych techników. Zainteresowany taką pomocą podmiot podpisuje Umowę Serwisową w ramach której wykonywana jest cykliczna konserwacja zapobiegawcza, co pozwala na znaczne oszczędności w dłuższej perspektywie czasu, bowiem każde nieprawidłowe działanie lub niewłaściwe użytkowanie sygnalizowane jest we wczesnym etapie. Co więcej, klient może liczyć na dobranie odpowiedniego rodzaju smaru dla każdego zastosowania i każdego urządzenia.

Usługobiorca

Z usługi TFM korzystają najczęściej duże zakłady produkcyjne, wchodzące w skład jeszcze większych grup przemysłowych. W ich przypadku ilość maszyn i elementów wymagających smarowania jest tak duża, że gdyby miał się tym zajmować pracownik przedsiębiorstwa, powinna to być osoba zatrudniona wyłącznie w celu dbania o efektywną gospodarkę smarowniczą. Zazwyczaj bardziej opłacane okazuje się skorzystanie z oferty firmy zewnętrznej, która weźmie pełną odpowiedzialność za kwestie związane z systematyczną obsługą wszystkich punktów smarnych na terenie zakładu, wymianę olejów (hydraulicznych i silnikowych) oraz dostawę odpowiednich środków. Tego rodzaju działania gwarantują prawidłową pracę urządzeń oraz linii produkcyjnych, oczywiście pod względem smarowniczym. Natomiast zakres, podobnie zresztą jak czas trwania współpracy, zależą m.in. od budżetu, jaki przedsiębiorstwo może przeznaczyć na zlecenie prowadzenia projektu TFM firmie zewnętrznej. Podczas układania planu wydatków warto pamiętać, że co prawda trzeba zapłacić określoną kwotę za tego rodzaju usługę, ale jednocześnie można zredukować koszty pracownicze zakładu.

Czy to opłaca?

Jak mówi Rafała Jadach, to właśnie chęć znalezienia sposobów na oszczędności firmowe sprawia, że przedsiębiorstwa decydują się na outsourcing gospodarki smarowniczej. Chodzi przede wszystkim o wyeliminowanie ryzyka występowania awarii urządzeń, a tym samym robienia przymusowych przerw w produkcji. Ponadto, kiedy korzysta się z usług firmy zewnętrznej nie trzeba odrywać pracowników zakładu od ich obowiązków, ani zatrudniać odpowiednio wykwalifikowane osoby na etat.

Sebastian Nowak również zaznacza, iż przestój urządzeń produkcyjnych wiąże się z poważnymi stratami dla przedsiębiorstwa. Poza tym dodaje, że w przypadku zatrudnienia nowego pracownika, który miałby się zajmować szeroko pojętym smarowaniem, pracodawca ponosi nie tylko koszty dotyczące utworzenia etatu. Dochodzą jeszcze wydatki związane z zakupem odzieży ochronnej, środków BHP, wymaganych pozwoleń oraz szkoleń.

Z kolei Paweł Grzywalski zauważa, iż firmy prowadzące projekty TFM, dbają o to, by ich klienci odczuli obniżenie kosztów związanych ze zużyciem środków smarnych i materiałów eksploatacyjnych. Nierzadko udaje się też wynegocjować lepsze ceny, zwłaszcza kiedy usługobiorcą jest producent olejów i smarów. Bywa również, że firmy wykonujące smarowanie w ramach umowy outsourcingowej zalecają zainstalowanie nowoczesnego układu smarowania. Jest to wyraźny znak, że faktycznie dbają o interes klienta. Montaż automatycznego systemu sprawia bowiem, że zmniejsza się ilość punktów smarnych, które trzeba obsłużyć i zajmujący się tym usługobiorca ma mniej pracy, a zatem mniej zarobi.

Przekazanie odpowiedzialności za prawidłowe funkcjonowanie gospodarki smarowniczej fachowcom, to spora wygoda dla przedsiębiorstwa. Jednak wiąże się to też z uzależnieniem od firmy zewnętrznej. Poniżej podsumowanie zalety-wady takiego rozwiązania.

Zalety:

• oszczędności finansowe,
• mniejsza ilość zatrudnianych pracowników,
• przejęcie odpowiedzialności za gospodarkę smarowniczą przez firmę zewnętrzną,
• profesjonalna obsługa projektu TFM realizowana przez wykwalifikowaną kadrę,
• stały monitoring i szybka reakcja w razie jakichkolwiek nieprawidłowości w obszarach wymagających smarowania, a co za tym idzie zapobieganie poważnym awariom.

Wady:

• zależność od firmy zewnętrznej.

Porównując długości obu list, trudno mieć wątpliwości co do tego, że outsourcing gospodarki smarowniczej może być bardzo korzystnym wyborem.

Autor: Maja Kot

Pełny tekst w wersji PDF poniżej lub proszę kliknąć link do pobrania pliku PDF
GM_6_2022_38_41_Outsourcing