Na drodze do mobilnego utrzymania ruchu bez dokumentacji papierowej

API2_m

W firmie Thermo Fisher Scientific rejestrowanie zleceń pracy w obszarze utrzymania ruchu wykonywane jest przede wszystkim przez tych pracowników, którzy do tworzenia dokumentacji związanej z realizowanymi zleceniami stosują system API PRO na iPadach.

 

Opracowanie: Joel Goodstein, zdjęcia: Lars Møller

 

Czy można całkowicie zrezygnować z papieru w procesach zarządzania i tworzenia dokumentacji?

W firmie Thermo Fisher Scientific, produkującej opakowania medyczne i sprzęt laboratoryjny, zaczęto używać iPadów w procesach zarządzania i tworzenia dokumentacji związanej ze znaczną częścią zleceń pracy w obsługiwanych w systemie API PRO. Może to sprawić, że wkrótce procesy bez dokumentacji papierowej staną się standardem i wszystkie zlecenia będą wysyłane i rejestrowane online.

Obecnie korzystamy w fabryce z czterech iPadów z zainstalowaną aplikacją API PRO Mobile, ale planujemy zastosowanie 12–14 iPadów, dzięki czemu większa liczba naszych pracowników będzie dokumentować i rejestrować zlecenia w ten właśnie sposób — informuje Morten Olesen, główny mechanik, pełniący funkcję kierownika ds. utrzymania ruchu w przedsiębiorstwie mającym siedzibę na południe od Roskilde, na obrzeżach miasteczka Kamstrup.

Przedsiębiorstwo to zostało założone w latach pięćdziesiątych XX wieku przez miejscowego farmaceutę Helmutha Ingvorsena. Dostrzegł on perspektywy rozwoju rynku opakowań medycznych z tworzyw sztucznych. Dzisiaj firma wchodzi w skład amerykańskiego koncernu Thermo Fisher Scientific.

W dziale utrzymania ruchu zatrudnionych jest 23 pracowników, którzy wykonują zarówno planowe, jak i bieżące zlecenia pracy, obejmujące konserwację urządzeń produkcyjnych (z wyjątkiem systemów wentylacji i budynków). W firmie pracuje 65 linii produkcyjnych wyposażonych w liczne unikatowe maszyny stworzone specjalnie na potrzeby tego typu produkcji.

 

Żegnamy papier i tablice, witamy mobilny system API PRO

W systemie API PRO pracownicy mają podgląd na wszystkie zlecenia pracy i mogą rejestrować poszczególne zlecenia w miarę ich realizacji. Wszystkie zlecenia są oznaczane za pomocą kodu barwnego, który informuje o bieżącym statusie zadań. Jeżeli pracownik ma jakieś komentarze dotyczące zlecenia, może je również zarejestrować w systemie. Może także zlecić naprawę, w razie stwierdzenia na przykład wycieku oleju z maszyny. iPad umożliwia dodawanie do komentarzy odpowiednich zdjęć, które po zapisaniu w API PRO stanowią istotną bazę wiedzy. Za pomocą zdefiniowanych kodów awarii wprowadzane opisy i komentarze można przekształcać w dane statystyczne. W API PRO pracownicy rejestrują także czas poświęcony na wykonanie poszczególnych zleceń. System jest połączony ponadto z magazynem części zamiennych, w którym obsługa transakcji odbywa się z wykorzystaniem systemu kodów kreskowych.

Na razie jednak wiele zleceń pracy w utrzymaniu ruchu, mimo ich wprowadzenia do systemu API PRO, nadal rejestruje się jednak na papierze lub na tablicach.

W praktyce czeka nas jeszcze dość długa droga do całkowitego wyeliminowania dokumentacji papierowej w procesach związanych z utrzymaniem ruchu. W niektórych sytuacjach korzystanie z tablic może być konieczne, 2 aby zlecenia były widoczne w tym samym miejscu dla wszystkich. Konieczne może być również zabranie ze sobą opisu zlecenia na kartce papieru. W codziennej pracy wiele zleceń uzgadnia się najpierw telefonicznie, a następnie rejestruje w postaci cyfrowej. Najpilniejsze zlecenia są zazwyczaj rejestrowane w systemie API PRO dopiero po ich wykonaniu. W przyszłości jednak można będzie szybciej przenosić zlecenia do systemu API PRO, kiedy stosowanie iPadów stanie się bardziej rozpowszechnione — wyjaśnia Søren Høj, asystent ds. konserwacji i kalibracji w dziale utrzymania ruchu.

 

Szybkie raportowanie

Wprowadzanie danych do systemu API PRO odbywa się dzisiaj częściowo ze stanowisk roboczych (komputerów osobistych) rozmieszczonych w różnych miejscach w dziale produkcji, a częściowo za pośrednictwem iPadów, które pracownicy działu utrzymania ruchu zabierają ze sobą do poszczególnych zleceń. Zaletą rozwiązania przenośnego w postaci iPada jest rejestrowanie przez pracownika zleceń pracy w systemie API PRO bezzwłocznie i bezpośrednio w miejscu wykonywania danego zlecenia. Rejestrowanie odbywa się natychmiast po wykonaniu zlecenia, a nie dopiero wówczas, gdy pracownik znajdzie się przy stanowisku roboczym. W ten sposób zlecenie zostaje od razu zarejestrowane i pracownik może wprowadzić do systemu swoje komentarze w razie stwierdzenia zdarzeń wymagających podjęcia dalszych działań.

Korzystanie z systemu API PRO z użyciem iPada daje możliwość szybkiego wprowadzenia raportu do systemu w razie stwierdzenia przez pracownika konieczności wezwania serwisu naprawczego lub dostarczenia części zamiennej. Nasz dział produkcji pracuje całodobowo przez cały rok, w związku z czym sprawność operacyjna i dostępność bez wątpienia stanowią dla nas niezwykle ważne parametry. W zasadzie wszyscy pracownicy mogą tworzyć zlecenia w systemie, wzywać serwis naprawczy i zgłaszać zapotrzebowanie na części zamienne, ale w praktyce często wygląda to tak, że nierzadko to ja wykonuję te czynności, gdy jakiś pracownik zawiadomi mnie o sytuacji wymagającej podjęcia dalszych kroków. System umożliwia przekazanie większej decyzyjności poszczególnym pracownikom, dzięki czemu zlecenia robocze są inicjowane szybciej. Należy jednak mieć również na względzie kwestie centralnego zarządzania zapasami i określania priorytetów. W dłuższej perspektywie chcielibyśmy mimo wszystko zwiększyć udział technologii mobilnych w procesach dokumentowania i inicjowania zleceń pracy, aby zredukować liczbę procesów roboczych z zastosowaniem dokumentacji papierowej — wyjaśnia Morten Olesen.

 

API1_m

 

Czyszczenie i smarowanie

Głównymi użytkownikami systemu API PRO na iPadach pozostają na razie pracownicy działu utrzymania ruchu odpowiedzialni za serwisowanie maszyn oraz czyszczenie i smarowanie. Jednym z nich jest Susan Rosenberg. Jej praca polega na przeprowadzaniu przeglądów technicznych, czyszczeniu i smarowaniu maszyn produkcyjnych. Po wykonaniu tych czynności rejestruje ona wykonanie zadania w systemie API PRO za pomocą iPada.

Wszystkie moje prace są zarejestrowane w systemie API PRO. Dostępna jest dla mnie lista zleceń, którą mogę przeglądać na tablecie. W miarę realizacji poszczególnych zleceń odnotowuję je w API PRO jako wykonane i 3 zarejestrowane. Mogę również dodawać komentarze, jeżeli wystąpią okoliczności uniemożliwiające wykonanie czyszczenia, na przykład kiedy maszyna nie jest całkowicie zatrzymana. Dostępne są ponadto różne predefiniowane kody awarii, dzięki którym można je rejestrować w API PRO, aby później móc generować dane statystyczne — wyjaśnia.

Początkowo Susan Rosenberg podchodziła do korzystania z iPada z pewnym sceptycyzmem.

Teraz to już dla mnie oczywistość. Kiedyś wprowadzaliśmy zlecenia na komputerze osobistym w ciągu tygodnia. Teraz robimy to na bieżąco. To dużo prostsze. Mogę również wezwać serwis naprawczy do maszyny za pośrednictwem API PRO, jeżeli zauważę jakąś nieszczelność, albo napisać komentarz, jeżeli wystąpią okoliczności wymagające podjęcia dalszych działań przez dział utrzymania ruchu — dodaje.

 

Zarządzanie zapasami

Innym pracownikiem, który również korzysta z systemu API PRO, jest Rune Laursen z działu zakupów technicznych, zatrudniony w magazynie części zamiennych firmy. W magazynie funkcjonuje system przyjaznej samoobsługi. Pracownicy sami rejestrują w API PRO pobrane z magazynu części zamienne. Odbywa się to za pomocą skanera kodów kreskowych, który ułatwia nadzór nad ok. 7000 indeksów towarowych.

Mając magazyn samoobsługowy, musimy korzystać z takiego systemu jak API PRO, który obsługuje samodzielne pobieranie części zamiennych przez pracowników i rejestruje je automatycznie w systemie. Każda część ma swój unikatowy numer, rejestrowany za pomocą skanera kodów kreskowych. Dane ze skanera są przekazywane do systemu API PRO, monitorującego liczbę części pobranych z magazynu i liczbę części pozostałych w magazynie. Dzięki temu otrzymujemy powiadomienie o osiągnięciu poziomu minimalnego i o konieczności zamówienia nowych części do magazynu — opowiada Rune Laursen.

W związku z tym system API PRO znajduje również zastosowanie do zarządzania budżetem zakupów części zamiennych. Wszystkie części zamienne są powiązane ze specjalnymi kontami, a te z kolei z określonymi działami w firmie.

 

Długotrwała współpraca

Początki współpracy Thermo Fisher Scientific i API Maintenance Systems sięgają 1990 roku i od tego czasu można mówić o wspólnym rozwijaniu systemu. Dotychczas firma Thermo Fisher stosowała system API PRO tylko w swojej duńskiej fabryce, ale obecnie ma on być również wykorzystywany w zakładzie w Wielkiej Brytanii.

Stworzyliśmy forum użytkowników dla naszych klientów. Rozmawiamy tam z nimi o ich życzeniach w związku z dalszym rozwojem systemu API PRO. W przyszłości chcielibyśmy dostarczać klientom rozwiązania mobilne na różnych platformach i systemach operacyjnych — informuje Ewelina Reszke, dyrektor sprzedaży API Maintenance Systems w Danii.

Podkreśla, że API PRO jest przyjaznym dla użytkownika systemem utrzymania ruchu, łatwym w użyciu dla wszystkich pracowników — bez względu na ich miejsce w organizacji.

Zaletę systemu API PRO stanowi to, że mimo licznych zaawansowanych funkcji jest łatwym w obsłudze narzędziem również dla pracowników wykonawczych na poziomie fabryki, gdzie wykorzystywane są głównie funkcje tworzenia zleceń roboczych, rejestrowania zadań, zamawiania części zamiennych lub wprowadzania komentarzy. W ten sposób system wychodzi naprzeciw zapotrzebowaniu przedsiębiorstwa zarówno na zadania proste, jak i bardziej kompleksowe — dodaje.

 

Łatwość użytkowania

API PRO wspiera również dążenia przedsiębiorstw do oparcia utrzymania ruchu, logistyki i zarządzania zapasami nie na poszczególnych osobach, lecz na rolach i funkcjach, tak aby wykonanie zadania nie zależało od określonej osoby, lecz od działu lub grupy ludzi w firmie.

Dzień pracy w przedsiębiorstwie składa się przecież z zadań planowych i tych niezaplanowanych. W przypadku zadań pilnych bardzo istotne jest to, aby nie były one kierowane do jednej konkretnej osoby, lecz na przykład do działu serwisu lub utrzymania ruchu, dzięki czemu eliminowany jest problem uzależnienia wykonania zadania od obecności określonej osoby w pracy. Utworzenie zlecenia przez pracownika musi być operacją prostą, a system ma za zadanie pomóc w rozwiązaniu problemu w rozsądnej i zgodnej z ustalonymi priorytetami kolejności — opowiada Ewelina Reszke.

Firmy często wybierają API PRO jako wyspecjalizowany system utrzymania ruchu, mimo że korzystają w tym obszarze z systemu ERP. API PRO może bez problemu wymieniać dane z innymi systemami ERP.

Mamy klientów, którzy korzystali wcześniej z API PRO, ale przeszli na duży system ERP z modułem utrzymania ruchu, po czym następnie wrócili do nas i ponownie wybrali API PRO jako system utrzymania ruchu, ponieważ ich nowy system nie funkcjonował tak dobrze jak nasz. To dla nas dowód korzyści płynących ze stosowania naszego wyspecjalizowanego, przyjaznego dla użytkownika rozwiązania. Stosowanie tego rodzaju systemów wymaga jednak również dojrzałości od organizacji. Wszystkie systemy utrzymania ruchu, jeżeli mają dostarczyć pożądaną wartość, są zależne od terminowego wpływania właściwych danych. Oznacza to, że istnieje zapotrzebowanie na system, który jest łatwy w użytkowaniu dla pracowników i możliwie najszybciej dostarcza potrzebne dane. W związku z tym istotna jest możliwość oferowania firmom naszych rozwiązań mobilnych na przyszłość — wyjaśnia Ewelina Reszke.

 

API PRO

  • API PRO to system obsługujący utrzymanie ruchu, zarządzanie zapasami, zakupy, przeglądy, kalibracje, korzystanie z funkcji globalizacji danych (strefy czasowe, wielojęzyczność, wielozakładowość) itp.
  • API PRO obsługiwane jest przy użyciu tabletów – API PRO ma ok. 1000 klientów w 55 krajach, w tym 60 klientów w Danii
  • API PRO wywodzi się z koncernu SKF

 

Thermo Fischer Scientific

Thermo Fisher Scientific produkuje opakowania medyczne i farmaceutyczne oraz sprzęt laboratoryjny z tworzyw sztucznych. Firma nosiła wcześniej nazwę NUNC. Została założona w 1953 roku w Roskilde przez miejscowego farmaceutę Helmutha Ingvorsena, a od 2006 roku należy do amerykańskiego koncernu Thermo Fisher Scientific. Zatrudnia ok. 400 osób.

Authors

Related posts

Góra
English