Zdjęcie: Atlas Copco
Przedsiębiorstwa coraz częściej powierzają firmom zewnętrznym pieczę nad utrzymaniem maszyn w zakładzie produkcyjnym, a zwłaszcza kwestie mechaniczne i elektryczne. Dlaczego jedne firmy bardzo chętnie korzystają ze służb zewnętrznych, a inne nie? Najczęstszym powodem jest aspekt funkcjonowania działu utrzymania ruchu własnego lub outsourcingu. W przypadku gdy pogarsza się jakość funkcjonowania działów technicznych przedsiębiorstwa zostają zatrudnione zewnętrzne służby.
Wybierając firmę, która świadczy usługi w zakresie outsourcingu utrzymania ruchu, odbiorcy w pierwszej kolejności kierują się ceną usługi, ale czy do końca słusznie? Niestety nie, ponieważ dobrze wykonana usługa nie może być najtańszą ofertą, bo wymaga nakładu środków, często większej liczby pracowników, dlatego ostatecznie najlepszy wykonawca to taki, który realizuje pracą dobrze za stosunkowo niewielkie pieniądze. Przedsiębiorstwa, podpisując umowy z firmami świadczącymi outsourcing utrzymania ruchu, kierują kwestią szybkością reakcji na awarię maszyn, ponieważ zapewnienie ciągłości realizowania procesów technologicznych i zagwarantowanie ciągłości pracy maszyn oraz urządzeń przemysłowych odgrywa istotną rolę w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Każdy postój generuje ogromne straty finansowe. Dla odbiorców outsourcingu utrzymania ruchu ważne jest doświadczenie usługodawców w konkretnej branży, gdyż bardzo często przyczynia się ono do minimalizowania czasu poznawania obsługi maszyn. Firmy outsourcingowe świadczące usługi utrzymania ruchu w zakładach spożywczych mogą mieć problemy z poznaniem funkcjonowania urządzeń hutniczych czy innych i potrzebują więcej czasu, aby je właściwie użytkować.
Outsourcing urządzeń
Głównie outsourcingowane są urządzenia związane z procesem technologicznym m.in. formy wtryskowe, wykrojniki itp. Firmom zewnętrznym powierza się również obsługę maszyn pakujących oraz przetwarzających papier. Dodatkowymi elementami outsourcingu są sprężarki, turbiny, chłodnictwo i klimatyzacja, prasy hydrauliczne itp.
Zdjęcie: Emerson Process Management
Zalety i wady outsourcingu
Firmy świadczące usługi w zakresie outsourcingu w utrzymaniu ruchu podkreślają różne zalety tej usługi, ale przede wszystkim podkreślają aspekt profesjonalnego wykonania powierzonych zadań u klienta.
Najważniejszą zaleta firm świadczących usługi outsourcingowe jest rzetelność w zakresie wykonywanych zleceń. Czasami oczywiście zdarzają się niewykwalifikowani serwisanci, prawdopodobnie z powodu obniżenia kosztów, ale w większości usługi zewnętrzne są wykonywane na wysokim poziomie, ponieważ firmom tym zależy na utrzymaniu klienta i właściwego poziomu świadczonych usług na rynku. Czasami ze względu na ilość zleconych usług zdarzają się przede wszystkim problemy z terminowością i spóźnioną reakcję serwisantów na różnego rodzaju awarie, zdarzające się zwłaszcza na liniach produkcyjnych i inne, co generuje ogromne straty dla klientów – producentów. Bardzo ważnym aspektem outsourcingu jest mocne zaplecze techniczne i inżynierskie oraz możliwość oszczędności czasu dla firmy i kosztów utrzymania pracowników. Wiele firm świadczących usługi w zakresie outsourcingu podkreśla, że przywiązują wielką wagę do kwestii szkoleń i certyfikacji pracowników w celu zapewnienia właściwego poziomu usług oraz spełnienie standardów wymaganych przez klientów.
Zdarzają się firmy, które nie zawsze są w stanie natychmiast przystąpić do usunięcia awarii, czasami pojawiają się problemy z terminowością, zwłaszcza w sytuacjach, kiedy usługobiorcy mają zbyt dużą ilość zleceń i nieplanowo realizują powierzone prace.
Kryteria wyboru firmy usługowej
Najistotniejszą kwestią oferty jest zakres usług, dostępność czasowa, odległość, w której znajduje się firma zewnętrzna, czas reakcji na zgłoszenie awaryjne i profesjonalni specjaliści.
Zazwyczaj zakres usługi wypływa z oczekiwań klienta, wizji lokalnej zakładu oraz przeprowadzonego audytu służb utrzymania ruchu. O wiele prostsze jest ustalenie zakresu usług w przypadku, gdy klient precyzuje swoje potrzeby, ale niestety są sytuacje, gdy klienci wymagają różnych rozwiązań i to przyczynia się do trudności w ustaleniu potrzeb danej firmy i określeniu oferty. Najczęstszym błędem jest ustalenie zbyt wysokiego zakresu usług przy zaniżonych kosztach. W takiej sytuacji firma, która podejmie się realizacji takiego zakresu, nie będzie w stanie dotrzymać wymogów jakościowych z powodu wysokich kosztów, a w rezultacie może nie wywiązać się w terminie z wykonaniem usługi lub niewłaściwie ja zrealizować. Najczęstszym błędem w doborze podwykonawcy jest również sugerowanie się tylko ceną, ponieważ nie można wykonać profesjonalnie usługi w utrzymaniu ruchu przy zbyt niskich kosztach. Zazwyczaj taką usługę wykonuję niewykwalifikowani pracownicy. Ważnym aspektem przy wyborze firmy zewnętrznej jest sprawdzenie referencji oraz wybór doświadczonych podwykonawców, którzy gwarantują jakość usługi po właściwej cenie bez przesadnego oczekiwania na obniżenie kosztów.
W jaki sposób realizować prawidłowo usługę?
W procesie przygotowania do usługi outsourcingu oraz przy jej świadczeniu możemy ustalić poszczególne etapy. Pierwszym krokiem jest ustalenie zakresu usług, a następnie przeanalizowanie ich z klientem oraz sprawdzenie możliwości wykonania usługi w czasie wizji lokalnej u klienta. Ważne jest, aby określić szczegółowy zakres usług oraz najważniejsze cele i czynności projektu, a następnie dokonać rzeczywistej sytuacji już u klienta, aby uniknąć niedomówień w kwestii powierzonej usługi i ryzyka dodatkowych czynności. Następnym etapem jest analiza sytuacji klienta po dokonanym audycie, przygotowanie planu wdrożenia usługi wraz z możliwością dokonania oszczędności przedsiębiorstwa w wyniku realizacji świadczonych czynności. Ostatnim etapem jest przedstawienie oferty oraz przeprowadzenie negocjacji z klientem, w wyniku których, po uzgodnieniu wszystkich formalności, zostaje podpisana umowa.
W zakresie kompetencji firmy H. Cegielski – ENERGOCENTRUM z Poznania leży obsługa sieci, węzłów i instalacji ciepłowniczych, elektroenergetycznych stacji transformatorowo-rozdzielczych, linii kablowych, rozdzielnic przemysłowych oraz maszyn i urządzeń elektrycznych. – Dzięki wysokokwalifikowanym specjalistom wykonujemy usługi w zakresie branży energetycznej, utrzymania i serwisowania różnych urządzeń np. wentylacyjnych i chłodni, urządzeń dźwigowych, urządzeń transportu kołowego czy obrabiarek do metalu. Odbiorcom proponujemy konkurencyjne ceny oraz kompleksową realizację usług i inwestycji od przygotowania założeń, poprzez projektowanie, realizację i odbiór techniczny. Redukcja kosztów i uzyskanie większej ilości czasu dla samego siebie, są to niepodważalnie dwie najbardziej interesujące zalety outsourcingu. Zleceniodawca usług może bardziej skoncentrować się na podstawowym, najważniejszym kierunku działalności i celach firmy. Negatywnym zjawiskiem jaki obserwujemy jest zbyt duży nacisk na obniżenie kosztów outsourcingu, który może doprowadzić firmę zewnętrzną do działania na skraju opłacalności lub powodować obniżenie jakości świadczonych przez nią usług – podkreśla Grzegorz Sroka.
Artur Płachta – Dyrektor NEXTEER AUTOMOTIVE POLAND ds. nowych uruchomień oraz utrzymania ruchu podkreśla: – Z perspektywy naszego kilkunastoletniego doświadczenia w branży motoryzacyjnej, mogę powiedzieć, że obecnie współpraca z firmami zewnętrznymi układa się bardzo dobrze. Współpracujemy obecnie z dostawcami będącymi światowymi liderami na rynku, co oczywiście przekłada się na odpowiednią jakość usług. Istotne jest także to, iż są to firmy mające swoje przedstawicielstwa w Polsce, co jest dla nas bardzo wygodne i zdecydowanie ułatwia kontakt na linii Nexteer Automotive – firma outsourcingowa. Jednocześnie dzięki temu, pracownicy UR w Nexteer znają bezpośrednio przedstawicieli naszych dostawców, co ułatwia codzienne kontakty i gwarantuje sprawność współpracy. Ważne jest także to, iż na przestrzeni lat zdecydowanie skróciły się czasy dostaw, co bezpośrednio wpływa na przyspieszenie naszych wewnętrznych procesów. Z pewnością wpływ na to ma fakt, iż działamy w obrębie Unii Europejskiej, co powoduje, że nie musimy, jak niegdyś, przechowywać na przykład w magazynach części w dużych ilościach, lecz zamawiać je na bieżąco.
Zdjęcie: Atlas Copco
Podsumowanie
Przedsiębiorstwa, zlecając usługi firmom zewnętrznym, często ustalają etapy procesu utrzymania ruchu, aby zmniejszyć zatrudnienie w firmie. Zlecając usługę firmie zewnętrznej tym samym, chcą skoncentrować się na działalności produkcyjnej, ale niestety czasami ze względu niewłaściwie wykonywaną usługę, przedsiębiorstwa wyznaczają osobę, które koordynuje powierzone prace. Ważną przyczyną korzystania z outsourcingu utrzymania ruchu jest z jednej strony kwestia redukcji kosztów przedsiębiorstwa oraz z drugiej strony bardzo często profesjonalna usługa, która dzięki wysokiej specjalizacji zapewnia właściwe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Nie można jednak nie wspomnieć, że czasami niewłaściwe przygotowanie firm zewnętrznych, które mają mniej wykwalifikowanych pracowników może przekreślać słuszność wyboru zatrudnienia firmy zewnętrznej. Tylko właściwie wyszkolona i wykwalifikowana kadra firm świadczących usługi outsourcingu może zagwarantować utrzymanie urządzeń produkcyjnych i ciągłość procesu technologicznego w zakładzie produkcyjnym.
Autor: Anna Kropiewnicka-Mielko
Artykuł pochodzi z czasopisma Główny Mechanik 3/2015
