5S
5S jest narzędziem ciągłego doskonalenia wykorzystywanym w Lean Management. Celem, do którego powinna dążyć każda firma, jest stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy. Tu pojawia się właśnie 5S, które oprócz funkcji wspomnianych wcześniej umożliwia poprawę jakości produkowanych wyrobów (w przypadku firm produkcyjnych) i świadczonych usług (w sektorze usługowo-handlowym). Narzędzie to pozwala również zwiększyć wydajność pracy, poprawić bezpieczeństwo, zapobiec błędom, ustabilizować procesy oraz obniżyć koszty.
System 5S jest zbiorem pięciu prostych zasad. 5S można stosować zarówno na stanowiskach produkcyjnych, biurowych, magazynowych, usługowych jak i w domu. Te 5 kroków powinno być wprowadzane w określonej kolejności, jeden po drugim. Dlaczego akurat 5S? Nazwa pochodzi od pierwszych liter japońskich słów opisujących kolejne etapy wdrożenia tej metody: 1S – Seiri (ang. sort/separate) , czyli selekcja, 2S – Seiton (ang. set in order/straighten) czyli systematyka, 3S – Seiso (ang. sweep/shine/scrub) czyli sprzątanie, 4S – Seiketsu (ang. standardize) czyli standaryzacja oraz ostatnie 5S – Shitsuke (ang. sustain) czyli samodyscyplina (samodoskonalenie). Trzy pierwsze zasady (1S, 2S i 3 S) korespondują z wprowadzeniem systemu, a kolejne dwie (4S i 5S) bazują na jego utrzymaniu i ciągłym ulepszaniu. 5S nie jest jednorazowy, należy go stosować w sposób ciągły, bo dzięki temu można zyskać nie tylko ład i porządek, ale również zmotywować pracowników, wprowadzić nową kulturę i zwiększyć zaangażowanie.
Co kryje się pod każdym z S i jak zastosować i wprowadzić każdą z wyżej wymienionych zasad? 1S czyli wspomniana już wcześniej selekcja jest pierwszym z pięciu etapów metody 5S i ma na celu uporządkowanie stanowiska pracy. Zasada ta polega na podziale przedmiotów (narzędzi i przyrządów) stosowanych w miejscu pracy na przedmioty niezbędne i zbędne. Niezbędność przedmiotu określana jest na podstawie częstotliwości jego użytkowania. Przykładowej selekcji można dokonać dzieląc przedmioty na 3 grupy. Pierwszą grupą są przedmioty niezbędne do pracy, używane na co dzień, drugą grupę stanowią rzeczy potrzebne, ale używane sporadycznie, rzadko, najczęściej nieregularnie bądź systematycznie, ale w dużych odstępach czasu, trzecią i ostatnią grupą są rzeczy zbędne, których nie potrzebujemy i możemy je usunąć, ponieważ są to rzeczy nieużywane i najczęściej przeszkadzają one w wykonywaniu codziennej pracy. Rzeczy zbędne należy oznaczyć czerwoną etykietą i usunąć z obszaru pracy. Oznaczenie rzeczy czerwoną etykietą (ang. red tagging) umożliwia uczynić 1S procesem ciągłym. Najczęściej przedmioty oznaczone czerwoną kartką przenosi się w jedno wyznaczone miejsce (ang. red tag area) i dopiero tam zostaje podjęta decyzja finalna (wyrzucić/zachować). Z racji ciągłego rozwoju technologii działania 1S powinny również objąć elektroniczne nośniki informacji.
Kolejnym krokiem ściśle łączącym się z 1S jest 2S czyli systematyka. Wszystkie przedmioty sklasyfikowane po pierwszym kroku jako niezbędne i potrzebne należy ułożyć w sposób zgodny z częstością ich użytkowania i biorąc pod uwagę zasady ergonomii. Powinny one być łatwe do zlokalizowania i odłożenia po skorzystaniu. Dotyczy to wszystkich elementów, takich jak narzędzia, przyrządy, instrukcje, dokumenty, artykuły piśmiennicze i elektroniczne oraz wiele innych. Często stosowanym rozwiązaniem są różnego rodzaju oznaczenia w postaci podpisów, etykiet, tablic cieni (ang. shadow boards) oraz innych metod umożliwiających usystematyzowanie rzeczy na stanowisku. Na tablicy cieni każde narzędzie znajduje się na specjalnie wyznaczonym miejscu. Umożliwia to szybką identyfikację braku któregoś z nich oraz pozwala na przyzwyczajenie się do usystematyzowanego działania pobierania i odkładania każdego z narzędzi na określone miejsce.
Zaawansowana klasyfikacja obejmuje dokładny spis wszystkich rzeczy wg nazwy i ilości, a następnie przypisanie im konkretnego miejsca przechowywania. Z logicznego i praktycznego podejścia wiadomym jest, że przedmioty używane najczęściej będą znajdowały się najbliżej. W przypadku stanowisk produkcyjnych ważna jest też kolejność używania poszczególnych elementów. Na tym etapie powinna być również przeprowadzona ocena funkcjonalności stanowiska pracy. W przypadku, gdy jest to konieczne, należy wprowadzić niezbędne modyfikacje i udogodnienia. Dzięki zastosowaniu 2S eliminujemy zbędny ruch (a przede wszystkim czas) przy szukaniu oraz przekładaniu narzędzi i materiałów. Zmniejszamy również możliwość pomyłek i zwiększamy bezpieczeństwo pracy. Zyskujemy też coraz to nowsze i bardziej kreatywne rozwiązania proponowane często przez samych pracowników.
Trzecim krokiem, uzupełniającym 1S i 2S jest 3S, czyli sprzątanie. Sensem 3S jest codzienne sprzątanie i dbanie o miejsce pracy. Każdy pracownik jest odpowiedzialny za określony obszar. Oprócz tego każdy jest zobowiązany dbać o całe otoczenie. Jednocześnie wskazane jest, aby próbować zlokalizować przyczyny zanieczyszczeń i w miarę możliwości spróbować je wyeliminować. 3S pozwala również w firmach produkcyjnych zapobiec różnym awariom (w trakcie kontroli 5S sprawdza się stan maszyn, podłóg i różnego rodzaju sprzętów).
Po wprowadzeniu pierwszych trzech kroków należy zadbać o to, żeby utrzymać to, co udało się osiągnąć. W tym celu przechodzimy do kroku 4S, jakim jest standaryzacja. Chodzi tu głównie o to, aby udokumentować zmiany i rozwiązania wprowadzone w poprzednich krokach. Warto zrobić zbiór instrukcji, procedur, schematów, rozpisać harmonogramy, stworzyć listy kontrolne oraz listy zadań, itp. Dodatkowo można zrobić zdjęcia stanowisk w stanie idealnym (takim do jakiego codziennie wszyscy powinni dążyć) i umieścić je obok stanowisk jako wzór. Wdrożenie 4S to również określenie standardów oznaczania i rozmieszczenia narzędzi, przyrządów i przedmiotów pracy na stanowiskach pracy. Dzięki temu zmiana pracownika na miejscu pracy nie powinna być powodem przestojów w pracy.
Ostatnim krokiem jest 5S czyli samodoskonalenie są to wszystkie działania które służą wspieraniu i utrzymywaniu pierwszych czterech kroków (1S, 2S, 3S i 4S). Są to między innymi patrole i audyty oraz inne aktywności służące podtrzymaniu 5S. Chodzi o wyrobienie wśród pracowników przyzwyczajeń, które pomogą w systematycznym stosowaniu wprowadzonych rozwiązań usprawniających. Jest to proces długotrwały, ale przynoszący wymierne korzyści. Niektóre firmy rozszerzają 5S o jeszcze jedno S i tak oto powstaje 6S (ang. safety) czyli bezpieczeństwo. Wprowadzanie 5S wymaga zaangażowania zarówno pracowników na niższych szczeblach jak i kierownictwa. 5S to nie okazjonalna akcja, to nowa kultura. Wdrożenie 5S należy rozpocząć od szkolenia na którym zostanie wyjaśniony cel jaki przyświeca temu systemowi. Przedstawiając 5S warto zaprezentować przykłady i podkreślić realne zalety tego rozwiązania. 5S może stanowić podstawę do uzyskania certyfikatu ISO 9001.
